A medida que las empresas crecen, se organizan, estructuran y crean protocolos y procesos que, en definitiva, se convierten en su operativa. Existe un mecanismo que, en general, determina el funcionamiento anual de las organizaciones: la planificación anual.
Esta planificación calendariza las actividades, están estableciendo su forma de trabajar. Por ejemplo, existe un período para la creación de presupuestos, otro para su aprobación, un período de ejecución de los planes definidos por dichos presupuestos, y un período de cierre que puede ser mensual, trimestral o cuatrimestral, según la organización. Y, por supuesto, el cierre anual y la previsión para el siguiente año. También se consideran los períodos prevacacional, vacacional y postvacacional, las navidades, el año nuevo, etc.
Una organización basada en un calendario rígido no parece un modelo adecuado para la empresa ágil, flexible e innovadora que responda de manera efectiva a los cambios repentinos del contexto actual. Curiosamente, esta rigidez es una de las barreras más significativas para impedir que la empresa fluctúe con los cambios, incorpore disrupciones o rediseñe sus sistemas cuando sea necesario para seguir siendo atractiva en el mercado.
En los calendarios existe poco o nulo espacio para el rediseño, la reflexión, la investigación o el cuestionamiento de lo que se está haciendo y cómo se está haciendo. O, mejor dicho, estas actividades se concentran en un período determinado, como si el resto del año se mantuviera estático. Tal vez se detecten cambios o se sufran cambios que se presentan como avalanchas sin previo aviso, pero se sigue trabajando con la misma inercia, según la pauta determinada por el calendario preestablecido. Esta situación provoca estrés y desconcierto, ya que se trabaja atrapado entre dos mundos: lo establecido, lo planificado y lo que se tiene que descubrir porque algo ha cambiado, sin disponer de tiempo para asimilarlo y gestionarlo.
Al regresar a la actividad profesional tras el merecido descanso vacacional, dos grandes retos aparecen en las agendas, según el calendario: por un lado, enfrentar la recta final del año valorando si se han logrado los objetivos previstos o iniciar un plan de choque para conseguirlo; y por otro, planificar las nuevas perspectivas para el siguiente año, si no se realizó antes de las vacaciones. Suele ser una época estresante con una dinámica que debemos aprender a cambiar, ya que las disrupciones y los cambios no tienen estacionalidad. Ante ellos, ¿qué se supone que debemos hacer? ¿Esperar a que se disponga de presupuesto? ¿Seguir con lo previsto, aunque ya no sea lo más adecuado? ¿Quién está observando si avanzamos en el mercado o si estamos perdiendo terreno? ¿Los números? ¿Los actuales o los proyectados bajo un contexto que ya no existe? ¿Qué hacemos si cambian las condiciones?
El modelo de empresa no puede ser el mismo que el que funcionaba en un entorno donde apenas existían variaciones o se disponía de tiempo suficiente para integrarlas sin que afectaran al negocio, es decir, el ritmo de progreso del siglo XX, que nada tiene que ver con el que se está desarrollando en el siglo XXI. Basta con observar el número de profesiones que se han creado y transformado en los primeros 20 años de este siglo, y que sigue creciendo.
El modelo de empresa debe evolucionar hacia una empresa líquida, con la capacidad de moverse al ritmo del progreso en todos sus ámbitos. Un modelo con la capacidad de ofrecer soluciones a las nuevas necesidades o simplemente transformarlas. Las profesiones están cambiando a velocidades increíbles; sin embargo, el resto de los actores del mundo laboral no van a esa velocidad. Así nos encontramos con problemas abismales, como la desactualización de profesionales y la falta de personal cualificado para cubrir las nuevas necesidades.
Aunque los calendarios anuales siguen vigentes, sería un buen momento, al planificar el nuevo año, reinventar el mecanismo de la planificación anual, porque mientras este exista, dificultará la ansiada flexibilidad que las empresas valoran como necesaria para fluctuar con éxito en el mercado empresarial.
Vía: Especial Directivos