Puede que esto te suene más de lo que te gustaría:
Es un chiste… o no.
Si te pasa, no te ríes.
Y si te pasa – o pasa de algún modo en tu organización – el diagnóstico es contundente:
Existe un problema de comunicación interna.
Y después están las situaciones en las que una mala comunicación se subsana «con suerte».
Mi amiga Rosa me contaba ayer que tras una conversación telefónica con el médico de su hijo, cada una interpretó que su siguiente cita sería en una fecha distinta.
Así pues, la doctora anotó cita para un martes, y Rosa, para el martes de la semana siguiente.
El día de la cita anotado por la doctora, Rosa faltaba a la cita. Y esa misma tarde, recibía un sms de la dirección del centro informando de que la pareja de la doctora había dado positivo en una prueba PCR.
Rosa se sintió afortunada. Una conversación telefónica algo caótica y poco clara había generado la confusión que la libraría de un posible contagio y confinamiento familiar inmediato.
Me alegré por mi amiga y porque aquel día la suerte estaba de su parte.
Bonita historia. Y bonita suerte.
Pero no podemos vivir de la suerte.
No es muy estratégico.
Como no lo es tampoco el no analizar y someter a un tercer grado el nivel de comunicación con el que contamos en nuestra organización o círculo de influencia en el trabajo.
En este boletín, nos hemos propuesto convencerte de la necesidad de ese tercer grado que deberías aplicar en tu día a día como responsable de una organización, área o departamento.
Queremos hacer que frases como «la comunicación es esencial en una organización» o «una buena comunicación es básica si quieres ser un buen líder», dejen de ser oraciones vacías que nada te dicen.
La comunicación es una habilidad transversal con un poder extraordinario, porque para bien o para mal, todo lo toca y todo lo impregna.
Por eso te explicamos tres situaciones, más que habituales en las organizaciones, sobre las que puedes poner tu lupa a partir de ahora para empezar a experimentar cambios positivos en tu productividad y resultados:
La reunión cero a la izquierda.
Esto es como decir la reunión inútil, ineficiente o «pérdida de tiempo», pero en términos de mi profesora de matemáticas de tercero de básica.
Trabajando con una Manager, ésta detectó que tras la reunión que realizaba los lunes con su equipo, surgieron muchas preguntas a lo largo de la semana. Esas preguntas generaban interrupciones en su actividad y retrasos en las entregas acordadas en la reunión.
Analizó qué tipo de preguntas formulaban y cuándo lo hacían.
Concluyó:
A la pérdida de tiempo que le suponía a ella contestar a esas preguntas, se le sumaba que en ocasiones ya se habían realizado algunas acciones que deberían volver a repetir por no corresponderse con lo que se necesita (de ahí los retrasos).
Ella no había preparado previamente las reuniones, por lo que los mensajes, a veces, eran ambiguos o carecían de concreción para que el equipo pudiera tener la autonomía suficiente para realizar las acciones correctas.
Detectado el problema, trabajamos las 5 características de la comunicación poderosa y la organización de dichas reuniones.
Resultado: la manager aprendió a comunicar con claridad.
Y se acabaron las reuniones cero a la izquierda. Los beneficios que de las nuevas reuniones se obtuvieron fueron:
profesionales más motivados (ya no tenían que repetir, salvo excepciones, el trabajo realizado).
Incremento de productividad registrado: 50% menos de consultas y recuperación del tiempo invertido antes en repetir acciones y volver a escuchar (o dar) explicaciones. Un tiempo maravilloso que ahora pasaba a ser productivo.
Resumiendo y dedicado a los amantes de las métricas y resultados:
Reducción de costes improductivos, mayor rentabilidad y profesionales más satisfechos con su trabajo.
Y un extra.
A medida que esta manager continue desarrollando la habilidad de comunicar, lo que es seguro es que ese 50% de consultas irá decreciendo, por lo que la disponibilidad de tiempo, aumento de productividad y reducción de costes, tienen vía libre para crecer.
Exponer con claridad los objetivos, tareas y proyectos, para que las personas, independientemente de su posición profesional y conocimiento del tema, puedan comprender bien su cometido en relación a ellos, es una gran habilidad que genera magníficos resultados.
Comunicar, comunicas. Pero ¿te entienden?
Seguro que tú tienes muy claro y conoces perfectamente qué quieres conseguir. Cuando expones un tema lo has trabajado lo suficiente como para poder hacerlo con confianza y seguridad.
Convocas a las personas que tienen que ser conocedores de la materia y se lo comunicas.
Pero, ¿qué pasa si a la salida de la reunión, alguien preguntara uno a uno, «qué ha entendido»? ¿Crees que todos comprendieron lo que querías transmitir tú?
Para aquí un momento y ponte en los zapatos de otro. De otro que es el que va a la reunión – con más o menos motivación – para que le digan qué sucede o qué hay que hacer.
Has estado también en esos zapatos, ¿verdad?.
Piénsalo ¿a cuantas reuniones de trabajo has asistido y al finalizar la misma, no tenías claro qué tenías que hacer? ¿Para qué estabas allí? ¿Cuál era el siguiente paso?
(Si nunca lo has vivido, por favor, ¡contáctame y cuéntamelo!)
¿Crees que en todos esos casos, quien dirigía la reunión pensaba que no estaba siendo claro?
En una ocasión, conversaba con 3 socios de una empresa que manifestaban su preocupación por la dificultad de incorporar nuevos proyectos a la compañía. Expresaban que los comunicaban pero que luego no se llevaban a término, o se iniciaban pero sin continuidad.
Comunicar, se había comunicado. ¿Qué sucedía entonces?
La comunicación, para que sea efectiva, tiene que transmitir el qué, el cómo y el cuando. Y que las personas involucradas comprendan y asuman su función y responsabilidad.
¿Cuál es la diferencia entre comunicar, y comunicar asegurándote de que se ha comprendido?
La diferencia puede ser el éxito o el fracaso del tema o proyecto.
La diferencia puede ser que cada uno de los integrantes colaboren para llevarlo a cabo o la inactividad y no se avance (más la rumorología, la pérdida de credibilidad, la falta de interés, implicación, …)
La habilidad no es sólo comunicar magníficamente , sino que las personas entiendan el objetivo, cuál es su aportación y se impliquen en su desarrollo.
Al igual que en el ejemplo anterior, esta situación puede desembocar también en costes muy elevados para los profesionales y para la organización.
En la empresa de los 3 socios en concreto, las consecuencias han sido una pérdida de cuota de mercado al no avanzar con nuevas soluciones y el desgaste del equipo humano, pues ante nuevas propuestas de proyectos existe la desconfianza de que vayan a llevarse a cabo.
Eso no fue lo que me dijiste …
Esta es una de mis favoritas en la comunicación, muy usual:
Ramón, ¿qué tal? ¿Cómo estás?
Hola Pedro, bien, bien, aquí trabajando.
Te llamo porque necesito la documentación X.
Perfecto, sin problemas.
3 días más tarde …
Ramón, no encuentro la documentación X.
Aún no la tengo preparada, estaba acabando otro informe.
¡La necesito para la reunión que empieza en 5 minutos!
Y es que en el día a día, cada uno está sumergido en su tarea, conoce sus prioridades y tiene su propia agenda.
Cuando trabajas en colaboración es vital e imprescindible comunicar con precisión para que no existan interpretaciones varias de un mismo hecho.
En la conversación transcrita, Pedro piensa que le da suficiente margen a Ramón, 3 días. Y Ramón, desconociendo para cuándo necesita Pedro la documentación e interpretando que no existen exigencias de por medio, planifica la tarea a su criterio.
Esto es lo que hacemos a menudo: omite información que existe y que resulta relevante para el correcto funcionamiento de la empresa.
¿Cuál es la pérdida de no tener el documento para la reunión? Dependerá. Pero lo que es casi seguro es que existirán retrasos en la resolución del tema, lo que se traduce en un aumento de los costes y una reducción del bienestar (reconozcamos que, con o sin razón, Pedro seguramente se va a enfadar, va a pasar por un mal trago en la reunión …).
La comunicación es clave para optimizar recursos, para incrementar la capacidad productiva y para favorecer la satisfacción del equipo humano.
Sin embargo, fíjate lo que sucede en la realidad.
Un estudio de Gallup , resultado de una encuesta que realiza a más de veinticinco millones de empleados en 142 países, concluye que la mitad de los encuestados no tienen claro lo que la empresa espera de ellos.
Si un empleado desconoce qué se espera de él, ¿cómo se va a involucrar en la compañía?.
La comunicación, como habilidad, es en la actualidad uno de los requisitos básicos para que una organización pueda adaptarse ágilmente ante los cambios.
Sin una buena comunicación los planes de acción y procesos necesarios a realizar para adaptarse rápidamente, no trascienden. Y los proyectos corren el riesgo de quedar estancos o ser malinterpretados en una fase más o menos temprana.
Entonces, todo el trabajo, a la basura. Y toda la inversión, esfuerzo y recursos, quedan desaprovechados.
Ante un plan de adaptación que acaba en este punto, las organizaciones se preguntan:
Si todo estaba bien definido – objetivo, plan de acción, procesos … – ¿qué pasó?
Respuesta: que no se entendió. O no se supo implicar al equipo.
La comunicación siempre ha sido una habilidad clave de un líder.
El líder al frente de un departamento u organización, no puede prescindir de esta habilidad. O no someterla a revisión para asegurar que el sistema funciona y se adapta al ritmo necesario.
Claramente, es una habilidad para cualquier tipo de líder, pero hemos querido destacarla porque toma especial relevancia en el líder disruptivo.
El líder disruptivo es especialmente consciente de la realidad cambiante de nuestra era, y trabaja por ello, constantemente, su visión del presente y del futuro en base a ese entorno complejo y volátil.
Esa mirada y constante atención a los cambios lo mantiene siempre alerta para adaptar y comunicar a tiempo al equipo cada nueva estrategia o variación en las ya existentes.
Hacerlo bien, es contar con verdadera velocidad de adaptación para asegurar tu espacio en el mercado.
Como consecuencia (o requisito indispensable), el líder disruptivo tiene que ser un excelente comunicador.
Porque no hay tiempo que perder, ni reducción de productividad que aceptar ni incremento de costes que asumir.
Una cosa más. En el líder disruptivo, la comunicación asume además otra dimensión vital.
Es a través de ella que eleva el talento de su equipo, le inspira e influye positivamente para que quiera aspirar a lograr metas que ni siquiera se había planteado.
