La tiranía del hacer. Las agendas asesinas.

 

Imagina que estás en medio de una bella y frondosa selva.

No te relajes, tu situación no es idílica.

Estás corriendo porque te persigue un león.

Corres como nunca antes. Tan rápido que no sientes tus piernas. 

Sólo ves cómo avanzas tan veloz que ya no controlas tus movimientos. 

Corres sin pensar, por inercia.

No puedes parar.

Sientes que no tienes tiempo para considerar la mejor salida.

De repente, caes por una ladera muy inclinada, es casi un precipicio. 

Acabas hasta arriba de magulladuras y un esguince.

Aunque sabías que dejarse caer sería muy arriesgado, la fuerza de la inercia y el temor a ser atrapado por el león, no te han permitido frenar.

Esta vez te has salvado. El león ha decidido no saltar tras de ti.

Has tenido suerte. Aunque tus lesiones dificultarán y ralentizarán enormemente tu vuelta al hotel en el que te alojas.

Te pregunto: ¿acaso crees que sobrevivir en la selva es cuestión de suerte?

No te has dado cuenta, porque pensabas “no tengo tiempo para mirar”, pero mientras corrías hacia adelante sin dedicar un momento a observar a tu alrededor, pasaste de largo junto a un jeep con la llave puesta. 

En realidad, la historia podría haberse escrito con un final mucho mejor para ti… si hubieras dedicado un momento a mirar.


Corre, corre, ¡que te pillo!


Una y otra vez, escucho sin parar a CEO’s, directivos, managers… y en realidad, a cualquier persona, frases como estas: 

  • No tengo tiempo
  • Las agendas están a full
  • No tenemos tiempo para dedicarle a lo nuevo
  • Vamos desbordados
  • Tengo más trabajo que tiempo
  • No puedo ni hablar con mi responsable

Soy muy consciente del momento en el que vivimos y de la complejidad que la pandemia y post pandemia está suponiendo para las empresas. 

Existe una gran presión ejercida por la necesidad de adoptar cambios en los sistemas y estructuras internas, en la oferta y producción… Ante esta situación, muchas empresas se han lanzado de cabeza a realizar proyectos con los que adoptar nuevas tecnologías, optimizar procesos, métodos…

Y todo ello como consecuencia de que se ha alterado la evolución paulatina y controlada de los avances, siendo ésta sustituida por cambios radicales y la aparición de nuevas y diversas necesidades.

Por si fuera poco, estos cambios y necesidades distintas se presentan, simultáneamente, desde diversos frentes: digitalización, multigeneración, interrelaciones omnicanal, exigencia y cambios de hábitos de los clientes, rapidez en la toma de decisiones con información imprecisa o ambigua, equipos híbridos, elevación de costes, reducción de beneficios, etc. La lista es casi interminable.

Son tantos frentes que sin pretenderlo, entramos en la espiral del hacer, hacer y hacer, sin límite. Apoderándose de nosotros, a la par, la sensación de “estar haciendo constantemente”.

No podemos parar.

O eso creemos.

Esta espiral, junto a la sensación del hacer constante, son la primera señal que debe ponernos en alerta y hacernos conscientes de que nos hemos embarcado en una peligrosa inercia.


Si esta inercia es tan peligrosa, 
esto es porque posee el poder 
de despojarnos de algo absolutamente imprescindible en el nuevo entorno: 
Nuestra visión y capacidad estratégicas.

Caemos inconscientemente en una huida hacia adelante aceptando la falsa creencia de que todo lo que estamos haciendo sin parar, todo lo que nos deja sin tiempo para pensar, es por definición, la respuesta óptima que no someteremos a cuestionamiento.

Aunque en un momento determinado lo haya sido, la propia dinámica del entorno cambiante nos indica que ese cambio, que aparecerá en cualquier instante, posee la capacidad de forzar un viraje en nuestras decisiones y acciones, si queremos seguir generando la mejor respuesta posible.

 

 Ahora paras tú


Ante esta tesitura cabe parar un momento. Detenerse y meditar:

 ¿Realmente estamos aportando valor? 

¿Hasta qué punto el hacer sin más está contribuyendo a que mi organización avance en la complejidad de la situación actual?

La situación de “locura” de cambio sobre cambio, como la llaman los directivos con los que hablo:

¿Está permitiendo saber si se está avanzando en la línea correcta?

Y, en medio de tanto trajín:

¿Se está evaluando el impacto en el negocio de cada cambio?

Recuerda que, sintetizando lo que decía Peter Drucker, lo que no se mide no se puede controlar, gestionar ni mejorar.

Aunque resulte paradójico, es en los momentos de máxima ocupación de tiempo cuando es más relevante parar y reflexionar: para reestructurar, redefinir, reevaluar, cuestionarse si existe otra forma distinta de abordar la situación que no lleve al desbordamiento de las agendas y a un estrés colectivo que puede llegar a derivar en caos, en profesionales con ansiedad, en dimisiones, en descontrol que altera a cualquier ser humano.

Parar y reflexionar sobre si se está avanzando en la estrategia.

Parar y reflexionar sobre si lo que estamos realizando, la forma de hacerlo y el para qué, tienen sentido.

Necesitamos ser más fuertes que la Inercia que nos mueve y detenernos a reflexionar.


Deshacerse de una 

agenda asesina


He detectado cuando trabajo con los directivos, que uno de los grandes enemigos que contribuyen en un alto grado a esa situación de necesidad ilimitada de tiempo es la
inercia.

La inercia, en estos momentos, desborda las agendas, pues a lo que ya realizabas y ocupaba un espacio en tu agenda, debes sumar ahora lo derivado de lo nuevo o los cambios que se están propulsando en la organización. 

Se quiere, en el mismo tiempo, hacer lo que se hacía más lo nuevo que entra en la agenda.

Es, literalmente, imposible. Pues no podemos extender el tiempo como un chicle al que estiramos para disponer de más tiempo, en el mismo tiempo.

Tu agenda te roba el tiempo que necesitas para dar con un modo distinto de hacer las cosas para lograr resultados diferentes.


Tu agenda logra acabar con 
tu visión y capacidad estratégica. 
Por eso decimos que nos movemos 
con agendas asesinas. Porque 
sin que nadie se dé cuenta, 
van dificultando, cada vez más, 
el acceso de nuestros negocios 
al futuro.


¿Cómo llegaste a esta situación?

La inercia te ha llevado de la mano hasta ella.

Y es que, la inercia existe en la propia agenda del directivo. Esa agenda que día a día se rellena con las operaciones diarias, las responsabilidades y los imprevistos. 

Esa agenda en la que no se reserva tiempo para pensar y cuestionarte:

¿Invierto mi tiempo en lo importante para aportar el máximo valor a la empresa? 

Marie Kondo nos enseña que si tienes un cajón de unas medidas determinadas, y quieres mantener el orden para ser ágil localizando la prenda que necesitas, cuando quieras incorporar más prendas tendrás que reordenar el cajón: ordenar las prendas de forma distinta o deshacerte de algunas de las existentes para no perder esa capacidad de localizar la prenda de un solo vistazo.

Si llevamos este aprendizaje a nuestra agenda del día a día, nos lleva a parar y reflexionar.

¿Cómo reordenar la agenda, tu tiempo, para compaginar las responsabilidades actuales con las nuevas acciones que necesitas incorporar?

¿Qué habilidades tengo que mejorar para ser más efectivo/a?

¿Qué procesos y dinámicas de trabajo puedo optimizar para incrementar mi capacidad en mi agenda?

¿Qué puedo “soltar” sin miedo a perder el control?

¿Qué puedo eliminar sin que afecte a los resultados de mi responsabilidad?

Cuando formulo estas preguntas en las mentorías la respuesta, obviamente, es: “No tengo tiempo para pensarlo

Y en ese punto topamos con el pez que se muerde la cola y que suele necesitar un poco de ayuda para dejar de hacerlo.

Es normal, es la naturaleza del ser humano.

La inercia, también, nos lleva a sentir que estamos cómodos con esa agenda, porque las actividades son conocidas: las dinámicas de trabajo, las reuniones preestablecidas, los procesos que controlamos. Estás cómodo/a con ello. 

Es fácil de comprender, es más fácil trabajar con lo conocido que con lo desconocido. 

Por eso la respuesta rápida y fácil es “No tengo tiempo”.

Pero como te puedes imaginar no es la respuesta que acepto como mentora.

Hacer un salto a algo desconocido, algo nuevo para la persona, algo que requiere investigación, exploración, estudio o análisis, implica, en definitiva, hacer un esfuerzo adicional en mi día a día. Por supuesto, no suele ser la primera opción que asalta la mente de la persona.

No puedes evitar pensar:

¡Con lo que me ha costado llegar a esta comodidad!

Salirse de ella supone, otra vez, pasar por una situación incómoda y que no te permite sentirte seguro y a gusto con lo que haces. 

Esta es la razón por la que romper la inercia es algo que al ser humano le cuesta tanto.

Con lo que no cuentas es ¡que ese tiempo es breve! el que inviertas en el aprendizaje que necesites.

 

La inercia es enemiga 

de la competitividad



La complejidad del entorno y la alta velocidad de los cambios que se están produciendo en tantos aspectos (en nuestros clientes, colaboradores, en las nuevas incorporaciones, en las nuevas necesidades sociales y medioambientales), exige romper la inercia para abordarla con éxito y seguir siendo empresas competitivas. 

Ganar la batalla de la competitividad 
es una cuestión de implementar 
la mejora continua en el día a día 
y en cada una de las acciones 
que se realizan.

Lo que llevará a la empresa a diferenciarse de la competencia es, precisamente, disponer del tiempo necesario para innovar y por tanto, tiempo para pensar: comprender el entorno, visionar el futuro, imaginar y crear las mejores respuestas. 

Tiempo que logras optimizando la eficiencia de todas tus acciones.

O lo que es lo mismo, implementando la mejora continua en el día a día. 

En realidad, es mucho más sencillo de lo que parece. Te comparto una situación que viví con un directivo.

No hace mucho, en una mentoría donde el “No tengo tiempo” era la frase por excelencia y se debatía la necesidad de cuestionarse la eficiencia de las acciones de la agenda, un líder me expuso lo siguiente:

“Realizamos las reuniones X y observo que un alto porcentaje de los participantes durante la reunión, en realidad están haciendo otras cosas, en lugar de estar atendiendo. En su momento fueron creadas con un objetivo y metodología concreta y funcionaron muy bien, pero ahora se han convertido en una rutina y estamos desperdiciando nuestro tiempo y no logramos el objetivo.”

Permíteme destacar en negrita algo crucial:

Los procesos tienen fecha de caducidad.

Los objetivos y los formatos de las dinámicas de trabajo tienen fecha de caducidad.

Esa fecha de caducidad es cuando dejan de ser efectivos.

Si observo que no estamos obteniendo el resultado que buscamos con un proceso o dinámica, hay que cuestionarlo. 

Si no está siendo útil será porque algo ha cambiado y, por tanto, hay que cambiarlo o incluso eliminarlo o sustituirlo por otra dinámica distinta.

Esto que es tan claro cuando se mira, por ejemplo, desde la perspectiva de la tecnología – porque en ella es fácil comprender que una tarea manual, al ser automatizada, optimiza un proceso – no lo es tanto cuando cuestionamos procesos no automatizables tecnológicamente, relaciones o dinámicas de trabajo. 

Cuando un tipo o formato de reunión, por seguir con el ejemplo de la mentoría que te contaba, caduca, hay que incorporar en la agenda el espacio para cuestionar cómo vamos a mejorar ese aspecto.

Y en realidad, es necesario ir un paso más allá. 

Sin esperar a vivir inmersos en procesos, relaciones y dinámicas caducos, hay que incorporar en la agenda ese espacio para cuestionarse el día a día siempre, y descubrir cómo optimizarlo.  

Éste es el gran salto cualitativo que tenemos que hacer en las organizaciones para pasar de ser una organización con una estructura pesada, jerárquica y burocrática a una estructura ágil que permita al equipo humano tener una alta capacidad de adaptación y reacción.

Expresado brevemente: Transformarnos en empresas líquidas.

Dejar de ser reactivos y pasar a cuestionarnos periódicamente.

Esa es la forma en que la inercia desaparecerá de tu agenda y será extensivo a la organización. 

Cada vez que cuestiones las acciones, procesos, relaciones, etc., encontrarás una mejora que podrás aplicar fruto del aprendizaje de la experiencia, por lo que nunca llegará a la fecha de caducidad por dejar de ser útil, sino que habrá ido evolucionando. Puede que incluso el objetivo lo haya hecho. 

Este es el camino de la competitividad que descubre y aprovecha oportunidades.

 

***

Simone de Beauvoir es tan drástica como clara en una de sus frases célebres:

Inercia es sinónimo de muerte. 

La ley de la vida es cambiar.

El cuestionamiento periódico – la sistematización de ese cuestionamiento, si quieres decirlo de otro modo – es la clave para romper con la inercia que no nos permite vernos a nosotros mismos corriendo delante del león mientras obviamos cualquier oportunidad de salida del peligro o trampolín al éxito (el crecimiento, la mejora, el liderazgo en tu sector).

Parar y reflexionar.

Abandonar la inercia y seguir adelante sin ella.

Sobreponerse al “no tengo tiempo para pensar nuevas formas, para pensar otras opciones o posibilidades de ganarle tiempo al tiempo”.

Si instauras la mejora continua en tu agenda, te garantizo que la ganancia de tiempo que obtendrás será con creces superior a la inversión que realices cuando por fin, decidas detenerte y mirar.

¿Quieres un ejemplo?

Una de las participantes del programa RE-Evolución se paró a observar su comunicación. La optimizó a través del método de las 5 Características de la Comunicación Poderosa y consiguió ganar junto a su equipo en apenas 2 meses, 144 horas mensuales. 

¿Todavía te parece que no vale la pena pararse y reflexionar?

Recuerda, para contar con una visión y capacidad estratégica que te permita adelantarte a los cambios y generar la respuesta óptima en cada situación, sólo hay una cosa para la que realmente no tienes tiempo: 

No tienes tiempo para no tener tiempo.

  


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Carme Castro, CEO de Kainova

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